Software gestionale
Portale clienti: far vedere gli ordini senza telefonate.
“A che punto è il mio ordine?” è probabilmente la domanda che il tuo ufficio riceve più spesso. Un portale clienti permette ai clienti di trovare la risposta da soli, a qualsiasi ora, e libera tempo a chi oggi risponde al telefono.
Di Alessandro Negru · Sviluppatore software · · 4 min di lettura
01 / Il problema
Il costo nascosto delle telefonate
Ogni richiesta sullo stato di un ordine interrompe qualcuno: bisogna cercare l’ordine, controllare, richiamare. Moltiplicato per decine di clienti, diventa una parte rilevante della giornata. E il cliente, nel frattempo, aspetta una risposta che potrebbe leggere da solo.
02 / Le basi
Cos’è un portale clienti
È un’area riservata, raggiungibile da browser o da app, in cui ogni cliente accede con le proprie credenziali e vede le informazioni che lo riguardano. Dall’altra parte, il personale interno aggiorna i dati da un pannello di gestione.
Il cliente accede
Con utente e password personali, anche più persone della stessa azienda.
Vede i suoi ordini
Stato, data di consegna prevista, documenti e storico dei passaggi.
Trova subito le priorità
Ordini in ritardo, pronti per il ritiro o in consegna nei prossimi giorni.
L’ufficio aggiorna
Gli operatori modificano stati e date da un pannello: il cliente vede subito il cambiamento.
03 / I contenuti
Cosa mostrare e cosa no
Un portale utile mostra poche cose chiare. Le informazioni interne restano interne:
- sì: stato dell’ordine, data prevista, documenti come bolle e conferme, un messaggio pensato per il cliente;
- no: note interne, priorità assegnate dall’ufficio, nome dell’operatore che ha fatto la modifica.
E la sicurezza?
È il requisito principale: un cliente non deve mai poter vedere gli ordini di un altro. Ne parlo nella guida su password e accessi in un software aziendale.
04 / I canali
Sito web, app o entrambi
Si può partire dal portale web, che funziona su qualsiasi dispositivo senza installare nulla. L’app diventa utile quando i clienti lo consultano spesso in mobilità, per esempio dai cantieri.
Se ci sono entrambi, devono mostrare gli stessi numeri. Il modo per garantirlo è calcolare tutto in un unico punto, il server, e far sì che web e app si limitino a mostrare i risultati.
05 / Esperienza sul campo
Un caso reale
Per Toscana Stampaggi ho realizzato da zero un portale clienti con app mobile. I clienti vedono ordini, consegne e cantieri; gli operatori li aggiornano da un pannello di gestione con lo storico delle modifiche.
- la prima versione funziona con inserimento manuale degli ordini, così l’azienda ha potuto partire subito senza attendere l’integrazione con il gestionale;
- portale web e app per iOS e Android mostrano gli stessi dati con le stesse regole;
- le regole su cosa è “in ritardo” o “urgente” sono definite in un unico punto della configurazione e valgono ovunque allo stesso modo.
Da dove partire
- Quali sono le tre domande che i clienti fanno più spesso al telefono?
- Dove si trovano oggi quei dati: gestionale, fogli di calcolo, email?
- Chi aggiornerebbe il portale, e quanto tempo ha a disposizione?
Spesso la strada migliore è una prima versione semplice, che risponde a quelle tre domande, e un collegamento al gestionale in un secondo momento.